Raspberry Academy CRM Projesi

[TR] Proje Tanımı

Bu proje, yurt dışı eğitim danışmanlığı firmalarının lead toplama, öğrenci adaylarını takip etme, danışman yönetimi ve satış süreçlerini daha verimli şekilde yönetebilmesi amacıyla geliştirilen web tabanlı özel bir CRM uygulamasıdır.

Genel amaçlı CRM sistemlerinden farklı olarak proje, yurt dışı eğitim danışmanlığı firmalarının günlük çalışma süreçleri ve lead yönetim ihtiyaçları göz önünde bulundurularak tasarlandı. Meta reklamları, web sitesi formları, manuel kayıtlar ve toplu veri aktarımı gibi farklı kanallardan gelen öğrenci adaylarının tek bir platformda toplanması; danışmanlara atanması, takip edilmesi ve dönüşüm süreçlerinin ölçümlenmesi projenin temelini oluşturdu.

Yurt Dışı Eğitim Danışmanlığı İçin CRM

Yurt dışı eğitim danışmanlığı sektöründe yeni öğrenci adayları farklı kaynaklardan gelebiliyor ve bu adayların zamanında aranması, doğru danışmana atanması ve düzenli olarak takip edilmesi satış sürecinin önemli bir parçasını oluşturuyor.

Bu ihtiyaç doğrultusunda geliştirilen CRM altyapısı; lead toplama, lead yönetimi, danışman atama, görev ve hatırlatıcı yönetimi, teklif süreçleri ve performans takibi gibi temel operasyonları tek bir sistem altında birleştiriyor.

Meta reklamlarından gelen lead formları ve web sitesindeki iletişim formları otomatik olarak CRM’e aktarılabilirken, manuel kayıt ve toplu içe aktarma seçenekleriyle mevcut müşteri adaylarının da sisteme dahil edilmesi sağlandı.

Lead Yönetimi ve Otomasyon

CRM içerisinde bulunan otomatik kopya lead kontrolü sayesinde aynı kişinin farklı reklam kampanyalarından, web sitesi formlarından veya farklı kaynaklardan birden fazla kez sisteme ulaşması durumunda kayıtlar tespit ediliyor ve birbirleriyle ilişkilendirilebiliyor.

Bu yapı, özellikle yüksek sayıda öğrenci adayıyla çalışan yurt dışı eğitim danışmanlığı firmaları için daha düzenli bir lead veritabanı oluşturulmasına yardımcı oluyor.

Ulaşılamayan lead’ler için otomatik e-posta gönderimi, görev ve hatırlatıcı sistemi gibi özelliklerle danışmanların takip süreçlerini daha sistematik şekilde yönetebilmesi hedeflendi.

Danışman ve Ekip Yönetimi

Yurt dışı eğitim danışmanlığı firmalarında birden fazla danışmanın aynı lead havuzu üzerinde çalışabilmesi ve her danışmanın kendi sorumluluğundaki adayları takip edebilmesi için kapsamlı bir kullanıcı ve rol yönetimi altyapısı oluşturuldu.

CRM’e giriş sürecinde 2 faktörlü doğrulama kullanılarak güvenli erişim sağlanırken, yöneticilerin ekip içerisindeki kullanıcıların yetkilerini ve çalışma alanlarını yönetebilmesi mümkün hale getirildi.

Danışmanların izinli olması veya geçici olarak görevlerini başka bir çalışana devretmesi gereken durumlar için özel bir lead ve görev paylaşım sistemi geliştirildi. Bir danışmanın işe gelmediği durumlarda lead’leri ve görevleri geçici olarak başka bir danışmanın görünümüne açılabilirken, danışmanın ekipten ayrılması durumunda tüm lead ve görevlerin başka bir danışmana devredilebilmesi sağlandı.

Teklif Yönetimi

Yurt dışı eğitim danışmanlığı sürecinin önemli aşamalarından biri olan teklif oluşturma ve paylaşma süreci için CRM içerisinde hızlı teklif sistemi geliştirildi.

Danışmanlar CRM üzerinden hızlı şekilde teklif oluşturabilir ve hazırlanan teklifleri müşterilerle paylaşılabilir bir bağlantı üzerinden iletebilir. Böylece teklif oluşturma, gönderme ve takip süreçlerinin ayrı araçlara ihtiyaç duyulmadan CRM üzerinden yönetilmesi sağlandı.

Web Form Builder

Projenin öne çıkan özelliklerinden biri de CRM içerisinde yer alan sürükle-bırak form oluşturucu.

Yönetici, web sitesinde kullanılacak iletişim ve lead toplama formlarını herhangi bir kodlama ihtiyacı olmadan CRM paneli üzerinden oluşturabiliyor. Hazırlanan formlar web sitesine entegre edilerek form üzerinden gelen yeni öğrenci adaylarının doğrudan CRM’e aktarılması sağlanıyor.

Bu yapı sayesinde yurt dışı eğitim danışmanlığı web sitesi ile CRM arasında doğrudan bir lead toplama altyapısı oluşturuldu.

Lead Kaynağı ve Mini Analytics

Web sitesi formlarından gelen adayların yalnızca iletişim bilgilerini toplamakla kalmayıp, adayların web sitesine hangi kaynaktan ve ne zaman geldiğini analiz edebilecekleri bir mini analytics altyapısı da geliştirildi.

Bu sayede danışmanlık firmaları Meta reklamları, web sitesi ve diğer lead kaynaklarından gelen adayları daha detaylı şekilde analiz edebilir; hangi kaynakların daha fazla lead ve dönüşüm sağladığını değerlendirebilir.

Dashboard ve Performans Analizi

CRM’in dashboard yapısı, hem şirket genelindeki performansın hem de danışman bazlı operasyonların takip edilebilmesine olanak sağlayacak şekilde tasarlandı.

Dönüşüm oranları, geciken görevler, lead performansı ve çalışan bazlı veriler tek bir dashboard üzerinden görüntülenebilir hale getirildi.

Bu yapı sayesinde yöneticiler yalnızca mevcut lead sayısını değil, ekiplerinin çalışma performansını ve lead’lerin satış sürecindeki durumunu da daha kolay analiz edebiliyor.

Projenin Amacı

Projenin temel amacı, yurt dışı eğitim danışmanlığı firmaları için CRM ihtiyacına özel, lead yönetiminden danışman performansına kadar farklı operasyonları tek bir platformda birleştiren kapsamlı bir dijital çözüm oluşturmaktı.

Ortaya çıkan sistem; eğitim danışmanlığı için CRM, lead yönetimi, otomatik lead toplama, danışman ve görev yönetimi, teklif oluşturma, web sitesi form entegrasyonu, lead kaynak analizi ve performans raporlamasını tek bir web uygulaması içerisinde bir araya getiriyor.

Bu doğrultuda proje, yalnızca bir CRM paneli değil; yurt dışı eğitim danışmanlığı firmalarının müşteri adayı kazanım ve yönetim süreçlerini dijitalleştirmek üzere tasarlanmış özel bir CRM altyapısı olarak geliştirildi.

[EN] Project Overview

This project is a custom web-based CRM application developed specifically for study abroad consultancies, designed to help these companies manage lead generation, student prospect tracking, consultant management, and sales processes more efficiently.

Unlike general-purpose CRM systems, this project was designed around the specific workflows and lead management needs of study abroad consultancy companies. The core of the system is built around collecting student leads from multiple channels—including Meta Ads, website forms, manual entries, and bulk data imports—and managing their assignment, follow-up, and conversion processes from a single platform.

CRM for Study Abroad Consultancies

In the study abroad consultancy industry, prospective students can come from a variety of sources. Making sure these leads are contacted on time, assigned to the right consultant, and consistently followed up is an essential part of the sales process.

With these requirements in mind, the CRM infrastructure brings together key operations such as lead generation, lead management, consultant assignment, task and reminder management, quote management, and performance tracking within a single system.

Lead forms collected through Meta Ads and contact forms submitted through the website can be automatically transferred to the CRM, while manual entry and bulk import options allow existing student leads to be added to the system as well.

Lead Management & Automation

The CRM includes an automatic duplicate lead detection system that identifies when the same person enters the system multiple times through different advertising campaigns, website forms, or other sources. Duplicate records can then be identified and linked to one another.

This structure helps study abroad consultancies maintain a more organized lead database, particularly when managing large volumes of prospective students.

Features such as automated email notifications for unreachable leads, task management, and reminders were developed to help consultants manage their follow-up processes in a more systematic and efficient way.

Consultant & Team Management

The CRM was designed to support the way study abroad consultancy teams operate, where multiple consultants may work with a shared pool of leads while each consultant manages their own assigned student prospects.

A comprehensive user and role management infrastructure was developed to manage access and responsibilities across the team. Two-Factor Authentication (2FA) was implemented to provide secure access, while administrators can manage user permissions and workspaces within the CRM.

A dedicated lead and task sharing system was also developed for situations where consultants are temporarily unavailable or need to transfer their responsibilities to another team member.

When a consultant is absent, their leads and tasks can temporarily be made visible to another consultant. If a consultant leaves the company, all assigned leads and tasks can be transferred to another consultant, helping ensure continuity throughout the sales and follow-up process.

Quote Management

Preparing and sharing offers is an important part of the study abroad consultancy process. For this reason, a dedicated quick quote system was developed within the CRM.

Consultants can quickly create quotes directly from the CRM and share them with clients through a dedicated link. This allows quote creation, sharing, and follow-up to be managed within the same platform without requiring separate tools.

Web Form Builder

One of the key features of the project is the drag-and-drop form builder integrated directly into the CRM.

Administrators can create contact and lead generation forms for their websites directly from the CRM panel without requiring any coding. Once created, these forms can be integrated into the website, allowing new student leads submitted through the forms to be automatically transferred to the CRM.

This creates a direct lead generation infrastructure between a study abroad consultancy website and its CRM, allowing website forms and CRM lead management to work together within the same ecosystem.

Lead Source & Mini Analytics

In addition to collecting the contact details of leads submitted through website forms, a mini analytics infrastructure was developed to allow users to analyze when and from which source visitors arrived at the website.

This enables consultancies to analyze leads coming from Meta Ads, their website, and other lead sources in greater detail, making it easier to evaluate which channels generate more leads and contribute to higher conversion rates.

Dashboard & Performance Analytics

The CRM dashboard was designed to provide both an overview of overall company performance and detailed insights into consultant-level operations.

Key metrics such as conversion rates, overdue tasks, lead performance, and employee-based data can be monitored through a centralized dashboard.

This allows managers to evaluate not only the number of active leads, but also team performance and the current status of leads throughout the sales process.

Project Objective

The main objective of the project was to develop a comprehensive digital solution specifically designed for the CRM needs of study abroad consultancies, bringing together lead management, consultant performance, and other essential operations within a single platform.

The resulting system combines education consultancy CRM capabilities with automated lead generation, consultant and task management, quote creation, website form integration, lead source analytics, and performance reporting within a single web application.

Rather than functioning as a generic CRM platform, the project was developed as a specialized CRM infrastructure designed to digitalize the lead acquisition and management processes of study abroad consultancies, helping teams manage student prospects, sales activities, and day-to-day operations more efficiently from one centralized platform.